La nostra Checklist GDPR può aiutarti a proteggere la tua organizzazione, proteggere i dati dei tuoi clienti ed evitare costose multe per non conformità. Molte aziende sono alle prese con ciò che devono fare per garantire la conformità con la complessa normativa. Ecco, secondo noi, una pratica sequenza di punti da considerare in un processo di autovalutazione:
- Identificare tutti i Trattamenti di dati personali esistenti in azienda.
- Identificare Titolare e Responsabile del trattamento dei dati personali (per ogni trattamento definire Titolare e Responsabile).
- Istituire il Registro dei Trattamenti contenente tutti i Trattamenti di dati dell’azienda (in realtà avremo un Registro del Responsabile dei trattamenti ed un Registro del Titolare, che insieme riportano tutte le informazioni necessarie sui diversi trattamenti).
- Aggiornare Privacy Policy con una informativa completa, corretta, semplice e di facile consultazione.
- Adeguare la raccolta dei consensi al trattamento per ogni singola raccolta dati personali esistente (intervenire su testo dell’informativa e meccanismi di raccolta del consenso).
- Verificare per ogni trattamento e dato pre-esistente se il consenso al trattamento acquisito (se è stato acquisito) all’atto della registrazione dei dati è sufficiente, oppure se è necessario procedere nuovamente all’acquisizione del consenso rispetto al trattamento previsto.
- Far valere i diritti dell’Interessato ovvero rendere disponibili adeguati servizi che garantiscano di ottenere: oblio, accesso/modifica, portabilità e limitazione del trattamento; tali funzioni dovranno essere accessibili in modo semplice, veloce ed intuitivo … almeno quanto lo è stato la fase di raccolta. Nel caso sia necessario, le risposte dovute agli Interessati dovranno essere concise, trasparenti ed utilizzare un linguaggio semplice e di facile comprensione.
- Proteggere i Dati personali degli Interessati osservando le buone pratiche di qualità e sicurezza dei sistemi e delle procedure di trattamento dei Dati personali indipendentemente dalla loro forma (numerico/testuale/immagine/audio/video, logica/fisica) e dal supporto di memorizzazione (cartaceo, magnetico, elettronico, cloud…).
- Compiere il Risk Assessment per ogni trattamento identificato al fine di rilevare il livello di rischio per lo stesso.
- Eseguire tutte le azioni necessarie alla Mitigazione del rischio per tutti i trattamenti che hanno rivelato un livello di Rischio elevato (High Risk).
- Progettare ed erogare un Piano formativo a tutti gli Stakeholder per assicurare una corretta conoscenza del Regolamento al fine di consentire a ciascuno di gestire e compiere le proprie attività lavorative in modo informato.
- Predisporre il Piano di azione da attivare in caso di Data Breach ovvero quando si verificasse una violazione di dati personali.
